Sie treiben die Digitalisierung voran und setzen eines der folgenden Vorhaben um:
- Sie bauen eine Webplattform für Ihr digitales Geschäftsmodell
- Sie publizieren eine Unternehmenswebseite
- Sie bieten online Buchungsysteme für ihre Produkte und Dienstleistungen an
- Sie verkaufen Produkte über einen Online Shop
Sie haben keine eigene IT Abteilung für digitale Lösungen und arbeiten mit einem Partner zusammen, um das Vorhaben auf den Boden zu bringen. Es stehen Ihnen nun zwei Modelle zu Verfügung, um die Zusammenarbeit mit Ihrem Partner zu gestalten: Projektbasiert oder teambasiert. In diesem Artikel beschreiben wir die Vor- und Nachteile, die beide Modelle mit sich bringen und für welche der oben genannten Vorhaben welches Modell geeignet ist.
Projekt-Modell
Ein Projekt ist auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt, in welchem ein Team von IT Spezialisten eine Lösung aufbaut und das Projektziel erreicht. Nach Abschluss des Projektes löst sich das Team auf und wird frei für neue Projekte.
Beispiel: Für die Unternehmenswebseite eines KMUs arbeiten drei Spezialisten zwei Monate lang.
Team-Modell
Ein Team von dedizierten IT Spezialisten entwickelt und betreibt Ihr System über mehrere Jahre. Je nach strategischen Schwerpunkten, vergrössert oder verkleinert sich das Team.
Beispiel: Eine mandantenfähige Stellenplattform wird von einem Team von 4 Spezialisten entwickelt und betrieben. Für strategische Projekte wird das Team kurzfristig um 1-3 Spezialisten vergrössert.
Entscheidungsfaktoren
Für einige Vorhaben ist der Modus klar. So hat zum Beispiel die Unternehmenswebseite eines KMUs weder die notwendige Komplexität noch Budget, um ein dediziertes Team zu beschäftigen. Auf der anderen Seite ist für den Betrieb und die Entwicklung einer Webplattform mit Millionenumsatz der Projektbasierte Ansatz nicht geeignet. Unklar ist, welches Modell für Lösungen im Spektrum zwischen diesen beiden Beispielen geeignet ist. Folgend werden die wichtigsten Faktoren und Unterschiede der beiden Modelle beschrieben.
Know-How
Projektbasierte Lösungen funktionieren gut, wenn wenig technisches oder fachliches Know-How in der Lösung vorhanden ist. Ein Souvenirshop mit einer Standardsoftware für eCommerce (z.B. Magento) kann beispielsweise von einem beliebigen Magento Spezialisten gewartet und weiterentwickelt werden – egal ob er diesen aufgebaut hat oder nicht.
Für Individuallösungen, Systeme in welchen spezifische Geschäftsprozesse und Regeln abgebildet sind und für stark vernetzte Systeme muss das Know-How langfristig gepflegt und gesichert werden.
Bei dedizierten Teams von vier oder mehr Personen ist dieser Know-How Erhalt automatisch gewährleistet. Bei projektbasierten Lösungen ist die Verfügbarkeit der zuletzt eingesetzten Spezialisten nicht gesichert und es wird ein SLA-Vertrag zur Sicherung des Know-How aufgesetzt. Zusätzlich entsteht ein Overhead bei der Einarbeitungszeit in neue Projekten.
Kosten
Das Team Modell wird eingesetzt, wenn ein Budget für kontinuierliche Entwicklung und Wartung des Systems vorhanden ist
Für den Dienstleister hat das dedizierte Team mehrere Vorteile: Spezialisten sind voll ausgelastet, haben weniger nicht verrechenbare Arbeitszeit und der Management Overhead ist auf beiden Seiten kleiner. Die Stundensätze sind folglich für dedizierte Teams von 20% bis 50% tiefer als für Arbeiten innerhalb eines Projektes.
Wartung
Ein Softwareprojekt endet nicht mit dem Go-Live, denn neue Anforderungen, Technologien, Geräte und Sicherheitslücken verlangen ein ständige Wartung um die Zukunftsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit der Lösung sicherzustellen.
Im projektbasierten Modus werden dafür Wartungsverträge ausgearbeitet. Bei dedizierten Teams kann die Wartung vom Team selbst übernommen werden und es fallen nur Kosten für effektiv geleistete Arbeiten an. Bei strategisch kritischen Systemen, welche den direkten Kontakt zum Kunden darstellen, ist ein dediziertes Team zu empfehlen.
Agilität
Es ist schwierig zu sagen, ob dedizierte Teams oder projektbasierte Teams agiler sind. Dedizierte Teams werden oft auf Basis von Jahresbudgets aufgestellt, während projektbasierte Teams sehr kurzfristig zusammengestellt werden können. Daher erlaubt der Projektansatz ein schnelles hoch- und runterfahren von Umsetzungskraft.
Auf der anderen Seite müssen für Projekte Ziel und Umfang spezifiziert werden, während man beim dedizierten Team Richtungsänderungen jederzeit und hochflexibel vornehmen kann.
Identifikation
IT Spezialisten sind Menschen. Und wie alle Menschen identifizieren sie sich gerne mit dem Produkt, welches entwickelt wird. Bei projektbasierten Lösungen wechseln Spezialisten regelmässig den Kunden und das Produkt. Dies bietet Abwechslung. Bei dedizierten Teams hingegen arbeitet der Spezialist jahrelang an einem System und identifiziert sich dementsprechend mit dem Produkt und dem Unternehmen dahinter.
Fazit
Auf Basis der oben beschriebenen Faktoren hilft die folgende charakteristische Einordnung von Lösungen, um bei der Wahl des Modelles zu entscheiden:
| Dediziertes Team | Projektbasiert |
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Welches Modell gewählt wird, hängt also von der Natur der Lösung und der Geschäftsstrategie ab. Das Projekt-Modell erlaubt kurzfristiges planen und und damit Flexibilität. Dies lohnt sich beispielsweise beim einfachen Souvenirshop, also bei Projekten mit einem hohen Initialaufwand, welche kaum gewartet oder weiterentwickelt werden.
Beim dedizierten Team können einzelne SLA Verträge für Wartung und Know-How Erhalt gespart werden und es wird nur effektiv geleistete Arbeit bezahlt. Für langfristige, kundenausgerichtete Lösungen wie Buchungssysteme oder Webplattformen ist ein dediziertes Team die richtige Wahl.