Automatische Dokumentenverarbeitung
Kapazitäten frei machen
Beispiele
Dokumente von E-Mails entgegennehmen und korrekt ablegen
Eingehende E-Mails und Anhänge werden erkannt, klassifiziert und im richtigen Ordner/Archiv abgelegt – mit Metadaten, Prüfschritt und Protokoll. Entlastet das Team und macht Ablagen auffindbar und revisionssicher.
Rechnungseingang & -verarbeitung
Rechnungen werden aus E-Mails oder Uploads extrahiert, validiert und an ERP/Buchhaltung übergeben. Regeln für Freigaben, Dublettenprüfung und Kontierung inklusive. Verkürzt Durchlaufzeiten, reduziert Fehler und schafft Transparenz.
Dokumente aufteilen oder zusammenführen
Mehrseitige Sammel-PDFs werden automatisch in Einzeldokumente zerlegt, sinnvoll benannt und korrekt an ERP/DMS verteilt. Ideal für Sammelrechnungen, Prüfzertifikate, Lieferscheine oder Schadendossiers. Spart Sortieren und verhindert Fehlablagen.
Fachspezifische Verarbeitung (z.B. von Prüfzertifikaten)
Spezielle Dokumenttypen werden inhaltlich geprüft, relevante Felder extrahiert und gegen Normen oder Artikelstämme abgeglichen. Ergebnisse landen strukturiert im System und sind jederzeit nachvollziehbar.
Generierung von ERP-Bestellungen aus unstrukturierten E-Mails oder Anrufen
Freitext-Anfragen werden verstanden, mit Sortiment und Konditionen abgeglichen und als geprüfte Bestellung ins ERP übergeben. Spart Erfassung, vermeidet Rückfragen und beschleunigt die Auftragsannahme.
Kategorisierung & Kontierung von Einkäufen
Belege werden automatisch Kostenstellen, Konten und Steuersätzen zugeordnet; die Buchhaltung prüft nur noch Ausnahmen. Das spart spürbar Zeit, verhindert Fehlbuchungen und hält Stammdaten durchgängig konsistent.
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